PRIVACYVERKLARING

FLOW mediation & arbeidsrecht, gevestigd te Leeuwarden, hecht veel waarde aan de bescherming van de privacy van betrokkenen tijdens het mediationproces en bij aanverwante dienstverlening, zoals het uitvoeren van een VSO-check (controle van een vaststellingsovereenkomst). In het kader hiervan worden persoonsgegevens verwerkt. In deze verklaring wordt toegelicht hoe FLOW mediation & arbeidsrecht omgaat met deze gegevens.

  1. Verwerking van persoonsgegevens

FLOW mediation & arbeidsrecht verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor:

  • het opstarten, uitvoeren en afronden van het mediationtraject;
  • het uitvoeren van een VSO-check;
  • communicatie met partijen;
  • het opstellen of beoordelen van overeenkomsten en vaststellingen;
  • facturatie en administratie.

Het gaat hierbij onder meer om: naam, adres, contactgegevens, functie, werkgever, en eventueel relevante (arbeidsrechtelijke of medische) informatie die partijen vrijwillig delen ten behoeve van de mediation of de VSO-check.

  1. Grondslag voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van:

  • de uitvoering van de opdracht-, mediation- of dienstverleningsovereenkomst (zoals de VSO-check);
  • wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplicht);
  • toestemming van partijen (bijvoorbeeld voor het delen van informatie).
  1. Vertrouwelijkheid

Alle informatie die tijdens het mediationtraject of de VSO-check wordt gedeeld – mondeling of schriftelijk – wordt strikt vertrouwelijk behandeld. De mediator / juridisch dienstverlener heeft een geheimhoudingsplicht en deelt geen informatie met derden zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene(n).

  1. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk. Administratieve gegevens worden maximaal 7 jaar bewaard conform fiscale wetgeving. Mediation- en VSO-dossiers worden in beginsel uiterlijk 2 jaar na afronding vernietigd, tenzij anders overeengekomen.

  1. Beveiliging

FLOW mediation & arbeidsrecht treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang.

  1. Rechten van betrokkenen

Partijen hebben het recht:

  • inzage te vragen in hun persoonsgegevens;
  • onjuiste gegevens te laten corrigeren;
  • bezwaar te maken tegen verwerking;
  • gegevens te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt.
  1. Wijzigingen

FLOW mediation & arbeidsrecht behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen indien nodig. De meest actuele versie is op aanvraag beschikbaar.